Implementacija ERP (Enterprise Resource Planning) sustava po prvi put može biti vrlo bolan proces, jer je potrebno puno vremena i pažljivog planiranja kako bi se uočile prednosti za Vaše poduzeće. Prijelaz može biti izazovan jer se Vi i vaši zaposlenici morate prilagoditi novom sustavu i naučiti kako ga učinkovito koristiti. Najveća prepreka je to što ne samo da mijenja tehnologiju koja se koristi, već uvelike utječe na kulturu vaše tvrtke.

Međutim, poduzimanje ovih koraka može biti vrlo korisno ako se pravilno provedu. Može vam pomoći da sinkronizirate sve svoje podatke i pojednostavite svoje poslovne operacije, kao i značajno poboljšate komunikaciju i suradnju unutar vaše tvrtke.

ERP sustav izvrstan je za smanjenje troškova, a poboljšanjem suradnje može vam pomoći znatno povećati produktivnost i učinkovitost, što će dovesti do visokokvalitetnih usluga korisnicima i omogućiti vam da ostanete ispred konkurencije.

Postoji mnogo razloga zašto biste trebali koristiti ERP softver, ali kako možete biti sigurni da ste ga uspješno implementirali? Ovdje su bitni koraci koje trebate poduzeti za uspješnu implementaciju ERP-a.

1. IDENTIFICIRAJTE SVOJE CILJEVE I POTREBE

Prije implementacije bilo kojeg ERP rješenja, ključno je identificirati svoje ciljeve i točno odrediti koje su vaše potrebe. S obzirom na brojne prednosti ERP sustava, možda imate ideju o tome što on može učiniti za vaše poslovanje, ali znate li točno koje će vam ciljeve pomoći da postignete?

Morate razmišljati o ciljevima i potrebama vaše tvrtke te pronaći načine na koje vam ERP sustav može pomoći da ih postignete. Morate analizirati svoje KPU (ključne pokazatelje uspješnosti) kako biste mogli učinkovito identificirati probleme koje će vam ERP softver pomoći riješiti. To će vam također dati uvid u vaše buduće projekcije kako biste svoju organizaciju mogli prilagoditi promjeni.

2. ODABERITE VODITELJA PROJEKTA KAKO BISTE OLAKŠALI PROCES IMPLEMENTACIJE

Morate pronaći sposobnog voditelja projekta koji može osigurati da proces implementacije ide glatko. Profesionalac s pravom stručnošću i iskustvom vodit će vaše zaposlenike kroz proces i ne samo da će se pobrinuti da u potpunosti razumiju njegovu važnost i utjecaj koji će imati na vašu organizaciju, već će i objasniti njihove uloge i odgovornosti.

Zato morate ili pronaći internog zaposlenika s izvrsnim komunikacijskim i upravljačkim vještinama za ulogu voditelja projekta ili zaposliti nekoga s odgovarajućim skupom vještina. U svakom slučaju, uštedjet ćete puno vremena koje se možete usredotočiti na svoje temeljne kompetencije i sve ostale zadatke potrebne za uspješnu implementaciju ERP-a.

3. PRONAĐITE ODGOVARAJUĆI ERP SOFTVER ZA SVOJE POTREBE

Pronalaženje pravog ERP softvera za vaše potrebe možda je najvažniji korak koji trebate poduzeti, jer vam svako ERP rješenje neće donijeti iste prednosti. Ono što je savršeno funkcioniralo za nekog drugog možda nije pravo rješenje za vaše specifične poslovne zahtjeve. Odoo ERP idealno je rješenje za mikro, mala i srednja poduzeća koja žele unaprijediti svoje poslovanje te ćemo se potruditi da zaista postane pravo rješenje za Vas.

4. MIGRACIJA PODATAKA

Migracija podataka važan je korak za uspješnu implementaciju ERP-a jer će vam, ako se izvrši ispravno, pomoći da učinkovito pojednostavite svoje operacije, a ako se izvrši nepravilno, može potrajati dugo da se popravi. Prije pretvorbe svih svojih podataka u svoj novi ERP sustav, trebali biste filtrirati sve što smatrate nepotrebnim ili netočnim, kako bi novi sustav bio čist i točan. Također analizom podataka često se dolazi do ideje za boljom arhitekturom ili rasporedom (bolje kategoriziranje, barkodovi, unikatne oznake proizvoda i usluga itd...). Vaš je cilj očistiti svoje podatke i prenijeti samo najvažnije informacije kako biste postigli učinkovitost i integritet podataka.

5. KONFIGURIRANJE SUSTAVA

Nakon izbora Odoo ERP softvera za vaše potrebe i provođenja točne migracije podataka, vrijeme je za pokretanje sustava i zapravo implementacije samog ERP rješenja. Nakon instaliranja infrastrukture potrebno je konfigurirati ERP sustav i optimizirati ga za sve vaše poslovne potrebe i poslovne procese.

Ovisno o kompleksnosti poslovnih procesa, duljina ovog procesa može uvelike varirati. Važno je naglasiti da svaka minuta prilikom kvalitetne implementacije i konfiguracije kasnije se višetruko isplati. 

6. TESTIRANJE SUSTAVA

Nakon same konfiguracije odabranog Odoo ERP sustava, potrebno je prijeći u fazu testiranja kako biste se uvjerili da sve radi ispravno. Testiranje je ključni dio procesa implementacije ERP-a jer će vam dati jasan uvid u performanse sustava i pomoći vam da napravite glatki prijelaz. Nikada ne biste trebali krenuti uživo (go live) prije nego što izvršite odgovarajuće testiranje sustava i prihvaćanja korisnika. U ovoj fazi vodit ćemo vas modul po modul i funckionalnost po funckionalno kako bi bili sigurni da sve radi ispravno i kako je bilo dogovoreno. Ispravke i dorade u ovoj fazi odrađuju se kako se iste ne bi trebale odrađivati kada se krene u korištenje sustava.

7. OBUČAVANJE I EDUKACIJA VAŠIH ZAPOSLENIKA

Nakon što je Odoo ERP sustav implementiran i testiran, morate osposobiti svoje zaposlenike kako bi mogli učinkovito i djelotvorno koristiti novi sustav. U ovoj fazi također pružamo edukaciju korisnika i zajednički rad na ERP sustavu kako bi nedoumice sveli na minimum, a samim time i potencijalne greške ili zastoje u radu.

8. KRETANJE UŽIVO S VAŠIM NOVIM ODOO ERP SUSTAVOM

Nakon što su vaši zaposlenici temeljito obučeni za korištenje novog Odoo ERP sustava, vrijeme je da krenete uživo i počnete koordinirati sve svoje aktivnosti i resurse, učinkovito pojednostavljujući vaše poslovanje. Trebali biste još jednom testirati sustav kako biste bili sigurni da radi optimalno.

Nemojte pogriješiti misleći da je sav posao na vašoj ERP implementaciji završen. Da bi proces implementacije ERP-a bio uistinu uspješan, potrebno je kontinuirano raditi na tome. Ne možete samo implementirati softver, osposobiti svoje zaposlenike i nikad više ne razmišljati o tome.

9. ODRŽAVANJE 

Morate biti sigurni da je sustav pravilno održavan, nadograđen po potrebi i da se bilo koja vrsta kvara ili problema rješava brzo i učinkovito kako bi vaš Odoo ERP sustav mogao postići vrhunske razine performansi. Kroz našu korisničku podršku vrlo brzo dolazite do konkretnih rješenja ili otklanjanja poteškoća u radu sustava. Tome svjedoči i lista naših zadovoljnih Odoo ERP korisnika.

ZAKLJUČAK

Uvođenje ERP rješenja u vašu organizaciju može biti jedna od najboljih odluka koje donosite i vrijedi svake uložene kune. Iako je potrebno dosta vremena i temeljito planiranje, vaši će se napori dugoročno isplatiti ako prijelaz na novi sustav učinite što glatkijim.

Stoga neka vam ovo bude vodič – ako slijedite ovdje navedene korake, ne samo da ćete poboljšati donošenje odluka, produktivnost, učinkovitost, suradnju i komunikaciju unutar svoje tvrtke, učinkovito koordinirajući svoje poslovne aktivnosti i poboljšavajući učinak svoje radne snage, Također će značajno poboljšati vašu korisničku uslugu i pružiti vašem poslovanju obilje prilika za rast.